1、发证机关用户应指定其系统管理员负责系统权限内的使用和管理。系统管理员应为发证机关负责证件办理人员。
2、发证机关用户应按要求在网上填写并及时更新系统管理员的联系信息，保证联系信息的有效性。
3、发证机关用户应及时办理聘请单位提交的相关申请，系统依据有关规定默认应予办理的时限，逾期将自动通报。
4、发证机关用户应按权限在系统内发布和更新有关信息公告等。
5、发证机关用户应按本规定要求制定本部门相应的管理规定。
（四）聘请单位用户为需要申请办理外国专家证件、符合有关资格认可或登记注册条件的中国企、事业单位。
1、聘请单位用户应指定专人（联系人）负责系统的使用和管理。
2、聘请单位用户应按要求在网上填写并及时更新联系人的联系信息。
3、聘请单位用户使用本系统办理业务应遵守本规定的相关条款。
五、用户注册
（一）省级和国家部委、直属机构、专业总公司发证机关用户由国家外国专家局认定后开设。市级等发证机关用户由其所属的省级发证机关认定后予以开设。
（二）聘请单位登记注册程序
1、聘请单位按系统要求在网上填写注册申请，如实填写相关信息。“单位简介”栏填写的内容包括：单位主要业务范围、成立时间、注册资金，人员规模、组织机构等信息。
2、发证机关应核实包括“组织机构代码”在内的有关信息，如有必要可进行实地考察。
3、经所属区域或部门发证机关审批（资格认可单位）或审核（登记注册单位）后成为系统用户。
（三）用户名和密码
1、发证机关用户名由系统自动给出，为地区或单位汉语拼音简称，如山东省用户名为：shandong、中国科学院用户名为：zgkxy。初始密码为12345abc，密码字母区分大小写，首次登录后应立即修改初始密码。发证机关用户的密码应至少在60天内更改一次，否则账户将临时失效。
2、聘请单位用户名和密码由聘请单位自行设定，为至少8位数字和字母。
3、用户名和密码应严加保管，不得泄露给无关人员。用户密码丢失应请系统管理用户予以找回。可使用密码找回功能将初始化密码发送到用户注册邮箱。
六、数据安全
（一）系统所有录入和流通的管理信息均为用户依法办理来华工作证件的基本信息，不得包含任何涉密信息。不得随意泄露外国专家的个人信息。
