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第三，要加强对所有涉农单位文件归档情况的检查和监督。各级档案行政管理部门要每年对涉农单位特别是对乡村两级立档单位的立卷归档情况进行检查，看他们的文件归档范围和保管期限表制定得合不合理？需不需要再加修改？看他们的立卷归档符不符合其文件归档范围和保管期限表，该归档的是不是都归档了，保管期限定得是不是合理？确保把应该归档的文件材料都收集齐全、完整归档，为提供利用打下基础。
第四，要及时指导新型社会组织建立档案工作。在新农村建设进程中，村办企业、民营企业不断产生，新的合作经济组织和社会服务组织不断产生。最近召开的党的十七届三中全会，提出要“培育农民新型合作经济组织，发展各种农业社会化服务组织”，“扶持农民专业合作社加快发展”，“建立健全土地承包经营权流转市场”。在土地承包经营权流转过程中，一些地方出现了土地流转经营中心这样的中介组织。各级档案部门一定要紧密关注新农村建设中的新发展、新变化，及时指导和帮助村办企业、民营企业和农村专业合作社、土地流转中心等各种农民新型合作经济组织和社会化服务组织，及时建立档案，把它们形成的档案及时纳入到农村档案资源体系当中来。
第五，要热心指导和帮助农业经营大户、科技示范户、致富带头人、文化遗产继承人、农村各界名人等建立家庭档案。这些人的家庭档案，对新农村建设有着重要的保存价值和利用价值，帮助他们建立档案，是档案工作者新的有意义的任务。档案部门应该热心地为有建档条件和要求的农村典型户建立家庭档案，以进一步丰富农村档案资源。
第六，要确保乡、村两级档案的保管安全。档案收集齐全后，很重要的是要保管安全。只有这两个“全”都做到了，档案资源才是完整的，所以确保乡、村两级档案的安全也很重要。各级档案部门要积极想办法，采取各种可行的措施，来确保乡、村两级档案的安全。要以一些地方目前正在进行撤并乡镇、农村社区化建设或新的大行政村建设为契机，争取把乡、村档案室建设纳入这些建设规划中统一进行。有条件的地方，可以村村建立专用的档案室；没有条件的地方，也可在村委会办公室或党员活动室、文化活动室内建立档案柜；实在没有保管条件、村级档案安全得不到确保的，也可以采取村档乡管的模式，把村级不常用档案和重要的档案集中到乡镇档案室管理。各级档案部门要千方百计，开动脑筋，在改善乡、村两级档案保管条件方面想一些办法。对于有条件的乡和村，要鼓励、引导、推动、促进他们自己改善；对于没有条件的乡和村，要想办法给一些支持和帮助，带动他们改善。总之，一定要确保新农村建设档案的安全，决不能让费尽千辛万苦收集起来的档案再因保管条件不善而毁坏损失了。
（四）以有效服务为重点，建立方便农村各方面和广大农民的档案利用体系。
新农村建设档案工作的根本目的，是为新农村建设的各个方面和广大农民群众提供有效服务。新农村建设档案工作的其他各项工作，都是以此为出发点和落脚点的。因此，我们必须创新工作手段，改进服务形式，努力建立起方便新农村建设各个方面和广大农民群众的档案利用体系。
第一，要进一步强化乡、村两级档案部门的档案利用功能和服务功能。乡、村两级档案利用的重点是乡、村两级的干部和群众，要把利农便民，方便本乡、本村利用作为新农村建设档案工作的一个重要特点来考虑和安排。在已经实行村档乡管的地方，要用有效的办法解决各村档案的日常利用和方便村民利用问题。各级档案部门要利用各种形式，进一步加大对新农村建设档案价值与作用的宣传力度，提高涉农部门和广大农村干群利用档案的意识和自觉性，培养服务对象，培养用户。要进一步修改不利于各方面特别是普通农民利用档案的利用制度，简化利用手续，降低利用门槛，方便群众利用。要主动以各种方式向社会宣传介绍档案信息，让普通农民知道哪儿有什么档案，遇到什么问题可以利用档案去解决。档案管理人员要热情服务，对利用者热心解答问题，热心提供档案，跟踪利用效果，开展深入服务；还要加强主动服务，围绕乡、村的中心工作，主动向有关方面提供档案信息，或者利用档案办一些小型的展览，在乡、村行政中心和农村集市上展出，宣传乡情、村情，宣传乡、村的重点工作，宣传乡、村的典型人物，宣传乡、村的发展变化等。
第二，要积极开展送文件下乡、送电脑下乡、送软件下乡的活动，以方便农村的档案利用。地县两级与农村联系较紧，地级或县级档案行政管理部门，要主动把地、县两级政府每年新公开发布的涉及农村的政策性文件，本级档案馆收藏的、可公开的、目前农村急需利用的档案信息等，复印分送到乡、村两级档案室；有条件的还可以为乡级甚至村级的档案室送电脑，送电子档案，送档案管理软件等，以丰富乡村两级的档案内容，方便乡村各方面和广大农民利用档案。
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